Ödeme hangi borç için yapıldı?
Bir kişiye karşı birden fazla borç bulunuyorsa, ödemenin önce hangi borca sayılacağı belirlenmelidir. Türk Borçlar Kanunu’nun 101 ve 102. maddeleri borçlunun açıklamasını, makbuzun içeriğini ve açıklama bulunmadığında uygulanacak yasal sırayı düzenler. Bütün ödemeleri otomatik olarak en eski dosyaya yazmak yeterli değildir.
Dekont açıklaması, dosya numarası, tahsilat belgesi ve taraflar arasındaki mutabakat birlikte incelenir. Haricen yapılan bir ödemenin dosyaya bildirimi ve dosya hesabına etkisi de tarih ve kapsamıyla ortaya konulmalıdır.
Anapara, faiz ve gider ayrımı
TBK’nin 100. maddesi kısmi ödemede anapara, faiz ve giderler arasındaki mahsup ilişkisini düzenler. Borçlunun faiz veya giderleri ödemede gecikip gecikmediği önem taşır. İcra dosyasında ayrıca harç ve takip giderleriyle ilgili özel hükümler değerlendirilir.
Bu nedenle her hukuki ilişki için geçerli tek bir “önce şu kalem” listesi kurulamaz. Ödemenin borçlar arasındaki dağılımı ile seçilen borcun içindeki kalemlere dağılımı, iki ayrı değerlendirmedir. Raporda her ikisinin gerekçesi anlaşılır olmalıdır.
Tahsilat günü yeni bir hesap dönemi açar
Önce tahsilat tarihine kadar işlemiş tutarlar hesaplanır. Ödeme ilgili kurala göre dağıtılır, karşılanmayan kalemler korunur ve kalan anapara üzerinden sonraki dönem hesabı yürütülür. Ödemenin tamamını başlangıç gününden itibaren anaparadan düşmek geçmişte işlemiş faizi hatalı azaltır.
Aynı gün birden fazla tahsilat varsa makbuz ve işlem kayıtlarıyla bağlantı kurulur. İade edilen, iptal edilen veya farklı dosyaya aktarılan tahsilatların durumu ayrıca belirtilir. Tahsilat listesini yalnızca toplam tutar olarak saklamak denetimi güçleştirir.
Denetlenebilir bir mahsup dökümü
Her işlem için ödeme öncesi bakiye, dağıtılan tutar ve ödeme sonrası bakiye yan yana tutulmalıdır. Önceki raporla fark varsa bunun yeni ödeme, tarih uzaması, oran değişikliği veya kalem düzeltmesinden kaynaklandığı gösterilir.
- Tahsilat tarihi, makbuz numarası ve para birimi.
- Ödemenin hangi alacak veya dosyaya ait olduğu.
- Faize, giderlere ve anaparaya ayrılan tutarlar.
- İşlemden sonra kalan anapara ve ödenmemiş diğer kalemler.
- Haricen ödeme, iade ve düzeltmelerin ayrı kayıtları.